sqrip.ch

Description

Ende September 2022 werden die traditionellen Einzahlungsscheine (ESR) für Banküberweisungen in der Schweiz verschwinden. Als Ablösung folgt die «QR-Rechnung» (https://www.einfach-zahlen.ch/), welche im Juli 2020 eingeführt wurde.

Um in Zukunft diese kostengünstige Zahlungsmöglichkeit mit all seinen Vorteilen anzubieten, haben wir sqrip entwickelt. sqrip für WooCommerce besteht aus einer universellen API (http://api.sqrip.ch/) sowie einem WordPress-Plugin, welches sich nahtlos mit WooCommerce verbindet und mit verschiedenen Optionen aufwartet. Das Plugin ist «open source» (https://github.com/netmex/sqrip-woocommerce) und lässt sich so für anderen Shopsysteme anpassen.

Funktionsweise

sqrip wird als zusätzliche Zahlungsmethode in WooCommerce aufgeführt und kann dort konfiguriert werden. Zwecks Identifikation und Abrechnung, aber auch aus Sicherheitsaspekten wird das Plugin über einen API Schlüssel/Token mit dem sqrip-Konto verbunden. Die QR-Rechnung wird von der API erstellt, ausgeliefert und im gewünschten Format in der Mediathek abgespeichert. Von dort kann die Datei an verschiedenen Orten integriert (z.B. als Beilage in die Bestätigungs-E-Mail) und jederzeit erneut geöffnet werden. Falls die Rechnung geändert wurde, kann mit einem Klick der QR-Zahlungsteil aktualisiert werden. Die Referenznummer wird prominent beim Auftrag angezeigt, damit ein Abgleich schnell möglich ist.

Gut zu wissen

• Die Rechnung aus WooCommerce wird nicht angetastet. Die QR-Rechnung ist ein eigenes PDF-Dokument.
• Als Empfängerkonto kann die normale IBAN oder die neue QR-IBAN verwendet werden. Mit einer QR-IBAN können Zahlungen nur mit Angabe einer QR-Referenz(nummer) ausgeführt werden. Damit lässt sich jede einzelne Einzahlung eindeutig einem Kunden / einer Bestellung zuweisen. Der automatische Abgleich der eingegangenen Zahlungen mit den Bestellungen wird so möglich. Dies ist Grundlage für eine weitere (Teil-)Automatisierung.
• Ein sqrip-Konto kann mit mehreren Shops verbunden werden. Es sind mehrere API Schlüssel möglich.
• Jeder API Schlüssel sollte nach einer selbst gewählten Dauer ersetzt werden. Es besteht daher die Möglichkeit, ein Ablaufdatum zu definieren. Nach diesem Tag kann ohne Anpassungen des Shop-Eigentümers keine QR-Rechnung mehr angeboten werden. Es muss ein neuer API-Schlüssel erstellt und verlinkt werden.

Optionen

sqrip bietet verschiedene Optionen an:

a) Name und Beschreibung der Zahlungsmöglichkeit
Nenne Sie die Zahlungsmethode ‹Banküberweisung› oder ‹Einzahlung› oder wie immer Sie wollen.

b) Zahlungsempfänger
Der Zahlungsempfänger wird automatisch vom sqrip-Konto oder den WooCommerce-Einstellungen übernommen. Eine manuelle Anpassung ist möglich.

c) (QR-)IBAN
Die Bankverbindung, auf die der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll. Wird diese Kontonummer absichtlich oder unabsichtlich geändert, wird der Eigentümer des sqrip-Kontos über diese Änderung per E-Mail informiert. Er kann die Änderung aktiv bestätigen oder passiv zulassen.

d) (QR-)Referenznummer
Die (QR-)Referenznummer wird entweder komplett mit Zufallszahlen erstellt oder enthält Bestellnummer und/oder sechs initiale Ziffern, um eine Rechnung schneller zu identifizieren. Die passende (QR-)Referenz wird automatisch auf Basis der verwendeten (QR-)IBAN erstellt.

e) additional information
On up to five lines or 140 characters additional information can be added to the QR invoice. This includes
– the due date (The time given to the payer to settle the invoice may be communicated as text on the payment part.).
– the order number (Be aware: sqrip not use the order# of the plugin «WoCommerce Sequential Order Numbers»)
– any additional text (e.g. URL of webshop, thank you message)
This field supports WPML.

f) Integration
Definiere das E-Mail-Template, an welches die QR-Rechnung angehängt werden soll.
Biete die QR-Rechnung nach der Bestellung auf der Seite zum Herunterladen an.
Wenn du Mengen oder Preise nach Bestellungseingang anpassen willst, kannst du das automatische Erstellen einer QR-Rechnung unterdrücken und diese später manuell erstellen.

g) E-Mail Beilage
Die QR-Rechnung kann in zwei Arten der E-Mail beigelegt werden:
– Seite A4 (leer) mit Zahlungsteil unten
– nur den Zahlungsteil (früher «Einzahlungsschein) im Format A6

h) Sprache
– Die Standard-Sprache für die QR-Rechnungen (de, fr, it, en) kann pro Shop eingestellt werden.
– WPML wird unterstützt. Bei mehrsprachigen Webseiten kann die QR-Rechnung in der für den Kunden angezeigten Sprache (de, fr, it, en) angezeigt werden.

i) Test-E-Mail
Mit einem Klick werden die Einstellungen getestet und man sieht, wie die QR-Rechnung bei den Kunden ankommen.

j) Manuell eine QR-Rechnung stellen
– Unterdrücke ein automatisches Erstellen einer QR-Rechnung beim Bestellungseingang und setze den Status der Bestellung auf einen eigenen Begriff.
– Initiiere eine QR-Rechnung manuell oder aktualisiere die Datei.

k) Nutzen Sie die von sqrip erstellten QR-Codes um Rückerstattungen zu tätigen
Scannen Sie den QR-Code mit der Banking App, um eine Zahlung an den Kunden zu erfassen. Aufgepasst: Dazu wird die IBAN des Kunden benötigt!

l) Manueller Zahlungsabgleich
Bei Bestellungen mit einem für ausstehende Zahlungen definierten Bestellstatus kann mit einem Klick der Zahlungseingang bestätigt und der Status auf den nächsten Wert gesetzt werden. Sollte ein passender Status fehlen, ist dieser innert Sekunden erstellt. Der Abgleich erfolgt entweder in der Liste der Bestellungen oder auf der Detailseite der Bestellung.

m) Name des Zahlungspflichtigen
Bei Geschäftskunden kann zwischen einer Anzeige des Firmennamens oder der Kontaktperson gewählt werden oder es können beide Informationen angezeigt werden.

n) Dateiname
Der Dateiname jeder QR-Rechnung kann individuell definiert werden. Ergänze das Bestelldatum, die Bestellnummer oder eine andere Information wie den Namen des Shops, um die QR-Rechnung zu individualisieren.

o) Lösche nicht mehr benötigte QR-Rechnungen automatisch
Halte die Grösse der Mediathek klein. sqrip löscht alle nicht mehr benötigten QR-Rechnungen, wenn
– gewisse Bestellstati erreicht werden (z.B. Storniert);
– x Tage seit dem Speichern der Datei vergangen sind.

Anforderungen

1. Neben einer aktuellen WordPress und WooCommerce Installation wird ein Konto auf sqrip.ch benötigt.
2. Sie benötigen eine (QR-)IBAN einer Schweizer/Liechtensteiner Bank.
3. Die Kunden müssen Zahlungen mit dieser Methode überweisen können.
4. Rechnungsbeträge müssen in CHF oder EUR lauten.

Datenschutz

• Die an sqrip zwecks Erstellung der QR-Rechnung übermittelten Daten (z.B. Zahlungspflichtiger, Betrag) werden nach der Auslieferung der Datei umgehend wieder gelöscht.
• Auf https://api.sqrip.ch wird jede Produktion/Auslieferung in einem Logbuch mit Datum/Uhrzeit, Herkunft (z.B. WooCommerce), aufgerufenem API Schlüssel und ausgeliefertem Produkt erfasst.